INBOUND SALES
1 de febrero de 2024
Automatización de ventas, maximiza la eficiencia de tus equipos
La automatización de ventas es una herramienta poderosa para simplificar tareas repetitivas y tediosas. Así, los equipos de ventas pueden enfocarse en lo que realmente importa: cerrar negocios.
En el día a día de los profesionales de ventas existen ciertas tareas administrativas que demandan su tiempo y esfuerzo, cuestiones como agendar citas, envíos de correos, solicitudes de información o presupuestos.
Aunque estas tareas son importantes, porque se trata del recorrido que debe seguir un prospecto para cerrar una venta, hay muchas que pueden hacerse de forma automática, sin necesidad de que el agente de ventas intervenga, pero que le permita estar al pendiente y dar seguimiento.
Para 82% de los profesionales de ventas, la construcción de relaciones y conectarse con las personas es la parte más relevante de las ventas y la que más disfrutan, de acuerdo con el 2024 Sales Trends Report, elaborado por Hubspot.
La automatización también te permite eso, que tus ejecutivos tengan el tiempo necesario para dedicarlo a los clientes potenciales.
Procesos que se pueden automatizar
Una vez que el equipo de ventas recibe un MQL (marketing qualified lead o lead calificado por marketing) se siguen ciertos procesos hasta el momento en el que se cierra el negocio.
¿Qué debes automatizar? Eso va a depender de los pasos que sigue tu empresa para cerrar la venta. Debes tener bien identificado cada una de las etapas, por ejemplo, iniciar contacto con el prospecto, agendar una cita, envío de documentación, firma de contrato, entre otras.
Ahora bien, puedes iniciar por preguntarte:
- ¿Qué pasos se repiten en cada una de las etapas?
- ¿Cómo se puede acortar el tiempo de cada uno de esos pasos?
- ¿En qué partes del proceso puedes usar plantillas o formularios predefinidos?
- ¿Existen ciertos flujos de trabajo que no requieren la intervención directa del ejecutivo de ventas?
Cada una de estas etapas sigue cierto número de pasos. Pensemos en el primero: empezar el contacto. ¿Se le envía un correo o mensajes de WhatsApp?, ¿se programan llamadas? Tus ejecutivos de ventas tienen que idear formas de hablar con él o calificarlo como una persona no contactada, con la que después se puede realizar un último esfuerzo.
Desde este punto puede entrar la automatización al enviar un primer correo con información relevante y con la agenda del ejecutivo para programar una cita; si después de cierto tiempo no se tiene respuesta, se envía en automático otro mensaje por WhatsApp o por redes sociales, hasta lograr el contacto.
Una vez que se ha contactado a un cliente potencial, hay una serie de pasos a seguir para cerrar una venta, esto puede incluir envío de presupuestos, firma de contrato, entrega de documentos. En este momento ya se trata de una oportunidad real de negocio.
- También te puede interesar: La automatización de ventas paso a paso
¿Cómo automatizar tu proceso de ventas?
Para que realmente se incrementen las ventas, es necesario que todas las etapas de tu proceso se hagan en el menor tiempo posible y que en aquellas partes donde hay cuellos de botella, la automatización te ayude a destrabar tareas.
Por ejemplo, si parte de los procesos de tu empresa incluyen el envío de documentos y el cliente envía algunos por correo, otros por WhatsApp, y tarda días entre una cosa y otra, toda la operación se puede volver caótica, tomar demasiado tiempo e, incluso, se pueden perder documentos y hay que volver a solicitarlos.
¿Qué se puede hacer? Crear una landing page para que los contactos suban todos sus documentos. Si después de cierto tiempo no se ha completado esta acción, se puede automatizar el envío de un recordatorio o programar una tarea para el ejecutivo de ventas, en la que debe hacer una llamada al contacto, para saber si tiene algún problema.
En las etapas en las que suele haber retrasos, es donde es más rentable la automatización, porque te ayuda a reducir el tiempo. Otro caso podría ser, si después de tener todos los documentos del cliente, deben enviarse al área legal, el sistema puede enviar una notificación de forma automática.
Y así se cumple la promesa de tener más MQL, que sean calificados correctamente por el equipo comercial y que se convierten en ventas, porque puedes ver en qué parte del proceso hay más obstáculos, cómo automatizarlo y como la automatización puede ayudarte a moverte más rápido en ese proceso.
En todo esto, el CRM (Customer Relationship Management) será indispensable, ya que no solo te da la visibilidad de todo el camino que ha recorrido una persona, desde que inició el contacto con la empresa, sino que podrás identificar cuánto tiempo le tomo cada uno de los pasos. Estos datos serán fundamentales al momento de hacer más eficiente el recorrido.
- Si quieres saber más, consulta este artículo: ¿Qué es un CRM? 3 ejemplos de aplicación en empresas
Recomendaciones a la hora de automatizar
Sabemos que las tareas repetitivas son las que más tienden a automatizarse, de hecho, la inteligencia artificial (IA) está siendo de gran ayuda para ello. El 81% de los profesionales de ventas señalan que la IA puede ayudarles a dedicar menos tiempo a tareas manuales, según el reporte de HubSpot.
Sin embargo, antes de pensar en automatizar, la recomendación es que como directivo de un área conozcas a la perfección cada una de las etapas que contiene tu proceso.
Corre tu proceso y revisa dónde sufre retrasos para tu equipo de ventas. ¿Cómo lo vas a descubrir? Marcando los estatus correctos dentro del CRM.
Si ya lo tienes marcado y tienes indicadores, los propios tableros de control te van a decir dónde se está quedando atorado tu equipo y dónde necesita ayuda.
El CRM es una herramienta indispensable, ya que cuenta con toda la información pertinente, y con integraciones de inteligencia artificial para identificar tiempos, retrasos y dificultades.
Pero el CRM por sí solo no es la solución. Tiene que ser usado de forma correcta por el área de ventas. Así contarás con los indicadores adecuados para saber qué puede ser automatizado.
Con ello, lograrás acortar el tiempo en el que se cierra una venta y que los ejecutivos se dediquen a estar frente a prospectos, porque ahí es donde empiezas a acelerar al equipo comercial para que venda más.
Te dejamos tres recomendaciones finales:
- El ejecutivo tiene que marcar la situación que está viviendo con el cliente en el CRM, eso es fundamental; y no se trata de medir el rendimiento individual de cada integrante de tu equipo, sino entender qué parte del proceso está tardando más y por qué, para encontrar la forma de acortar el tiempo.
- Adoptar de forma correcta cualquier plataforma o CRM. Necesitas a los expertos que te guíen en cómo lo vas a usar y que lo implementen basado en los procesos de tu empresa, no en modelos preestablecidos.
- Los directivos de la empresa deben tener clara la necesidad de una transformación digital y comercial, para que no dejen de lado el esfuerzo que se realiza durante la implementación.
Herramientas para la automatización de ventas
En el mercado existen muchas herramientas que solucionan diferentes problemáticas de las organizaciones.
Sin embargo, consideramos que HubSpot es una de las más completas, ya que no solo te ayuda a medir todo el ciclo de vida, desde que es un lead, con sus herramientas de marketing, hasta que es un cliente, con las herramientas para ventas. Si no que también permite integrar algunas herramientas externas, en caso de que así lo requieras.
En CocoFact entendemos los retos a los que se están enfrentando las empresas actualmente. Ponte en contacto con nosotros, para que podamos revisar el caso particular de tu organización y encontremos la solución más adecuada a tus necesidades.
Fuentes:
