La automatización de ventas paso a paso

¿Qué es la automatización de ventas? sales automation o SFA (automatización de la fuerza de ventas) es una manera de hacer más eficientes  los procesos del área comercial, ya que permite agilizar tareas que suelen ser  repetitivos y consumen mucho tiempo a los vendedores en las empresas. 

De acuerdo con datos de HubSpot, los vendedores pasan solo una tercera parte del día hablando con prospectos, el resto del tiempo lo dedican a:

• Contestar el correo electrónico (21% del día).
• Introducir datos (17%).
• Buscar e investigar clientes potenciales (17%).
• Acudir a juntas internas (12%).
• Agendar llamadas (12%).

¿Cómo automatizar ventas? algunas de estas acciones de ventas no tienen que hacerse de forma manual, los equipos con un rendimiento superior impulsan el crecimiento de sus áreas usando tecnología, específicamente con el software de automatización de ventas. 

Se trata de una herramienta que permite ganar tiempo a las empresas en tanto que puedes agendar reuniones, darle seguimiento a prospectos, enviar propuestas, capacitar a los miembros del equipo de ventas,  enviar recordatorios de pago, mejorar el trabajo remoto, aumentar la tasa de conversión, y mejorar la atención al cliente.

Estas tareas dependen de la cantidad de información, es decir, todos los datos que maneja tu equipo comercial; del tipo de software que se utilice para mejorar el proceso;  de los productos y servicios que ofrezca tu negocio; de  la forma en la que te comunicas con tus clientes y claro, del proceso comercial que llevan tus vendedores.

¿Qué gana la fuerza de ventas de mi empresa con la automatización?

El mayor beneficio es liberar al equipo de ventas de tareas repetitivas, algunas de ellas más bien administrativas, y dejarles mucho más tiempo para mejorar la atención a tus clientes. 

Por ejemplo, algunos de los mensajes de correo electrónico que se contestan son muy parecidos, así que pueden sustituirse por templates, que se entregarán cuando algún prospecto avanza en el funnel de ventas, o bien, simplemente para mantener el contacto con tu negocio.

Otro proceso a automatizar es la agenda de citas o los recordatorios de seguimiento a tus clientes potenciales. La relación cliente-negocio se reforzará gracias a la experiencia que te ofrece la herramienta de automatización. 

Ventajas de un software para la automatización de ventas

Un software de CRM (Customer Relationship Management, por sus siglas en inglés) es bastante útil para marketing y ventas ya que no solo ordena la información de los clientes y prospectos, sino que permite automatizar el envío de contenido,  personalizando las entregas de acuerdo con el embudo de ventas  de tal manera que no parezcan solo respuestas automáticas. 

Para lograrlo se crean secuencias de mensajes por correo electrónico que serán enviados en diferentes momentos, así como recordatorios automáticos para cuando el prospecto o cliente ha avanzado en el funnel.

Software de automatización para ventas remotas

En muchas ocasiones se habla de que la transformación digital es aplicable solo a las grandes empresas, las cuales pueden invertir altas cantidades, sin embargo, las necesidades de tu negocio no solo dependen de los planes a futuro.  

En 2020, un gran número de organizaciones se vieron obligadas a adaptarse para vender de forma rápida y a distancia en un escenario lleno de incertidumbre, teniendo que encontrar nuevas formas de vender para no afectar sus objetivos de ingreso.

Los líderes se adaptaron y su esfuerzo fue recompensado:

 "60% de los que invirtieron en ventas a distancia en 2020 cumplieron o superaron sus objetivos." -Hubspot

La adaptación al trabajo a distancia, la capacidad de conexión, la participación del equipo de trabajo y la habilitación de herramientas como un software de ventas, permitió que los equipos  se enfocarán en el crecimiento esperado para el 2021 y no en su supervivencia. 

En consecuencia,  se formó una brecha entre quienes invirtieron en sus ventas remotas y quienes no. 

Proceso de Automatización paso a paso

Aunque se puede recurrir a herramientas para gestionar los leads, automatizar el proceso de ventas o crear canales de comunicación automáticos, hay otros factores que se deben tener en cuenta:

• 1. Establecer prioridades

  
  Para automatizar el proceso de ventas en tu negocio lo primero es identificar todo el proceso de ventas actual. A partir de ahí se establece cuáles partes se van a automatizar y en qué momentos.
  
  Por ejemplo, usar una herramienta para llevar el seguimiento de las llamadas que ya se hicieron y establecer recordatorios de cuándo se debería volver a llamar a un cliente.
  
  Debe quedar claro cuáles son las partes más importantes en las que intervendrá el vendedor directamente, es decir, que no se dejan a la automatización.

• 2. Crear una estrategia

  
  Una vez que se tiene todo el proceso trazado, se debe diseñar la estrategia: qué se va a automatizar, qué canales se usarán, etcétera.
  
  Aquí también se definen las herramientas que se vayan a usar, ya sea para el envío de correos electrónicos, para el filtrado de información, para nutrir un lead o crear un nuevo contacto.
  
  En esta parte de la estrategia, una estrategia de Marketing es una aliada herramienta eficaz para saber qué tipo de contenido debe llegar a qué personas, dependiendo de la etapa en la que se encuentren.
  
  Por ejemplo, si se trata de una serie de correos electrónicos para hacer llegar contenido a los prospectos o clientes, definir cuáles irán primero y en qué momento deben enviarse. 

• 3. Darle seguimiento

  
  Cualquier proceso es perfectible y debe ser ajustado de acuerdo con los resultados que se hayan obtenido.
  
  Ver qué tipo de contenido fue más efectivo, cuáles son las publicaciones que tuvieron una mejor respuesta, o cuándo están más receptivos los clientes, es vital para continuar con el proceso de automatización de ventas.
  
  Para eso pueden auxiliar los reportes e informes que se generan a través del CRM, ya que la información está ordenada. 

Por último, considera que cualquier paso que se dé debe ser encaminado a hacer equipos de ventas más eficientes en los que se optimice el tiempo que se dedica a labores meramente administrativas, para que mejore el rendimiento de tu equipo.