Casos de éxito

El Problema

Sofía, empresa mexicana líder en el sector insurtech y healthtech, enfrentaba desafíos significativos en su proceso de gestión de leads y ventas B2B.

Su proceso B2B estaba fragmentado entre plataformas como Zapier, Retool, PipeDrive y BackStage, generando inconsistencias en la información y dificultades en el seguimiento y asignación de leads.

Incluyendo:

Paso de leads: Marketing no tenía información contextual de los leads que pasaban a los SDRs, por ejemplo, el anuncio en donde convirtieron.
Dificultad en el seguimiento de leads: Era complicado dar seguimiento a los leads sin actividad, porque desde PipeDrive no es posible obtener un informe de estos casos, una notificación o una alerta.
Re-Asignación de leads: Había un arduo trabajo por parte del equipo comercial para dar visibilidad cuando un lead no llegaba a la cita o pedía reagendarla. Utilizaban Slack para comunicarse y no perder el seguimiento de estos casos.
Informes y monitoreo: Ventas trabajaba el monitoreo de las metas en Excel, lo que les llevaba demasiado tiempo, además de tener discrepancias entre lo registrado por un ejecutivo y la información en la plataforma de PipeDrive.

Estos problemas impactaban tanto al área de Marketing como a Ventas, afectando la eficiencia y efectividad de ambas áreas y, por ende, el crecimiento de Sofía.

La Solución

Desde CocoFact ofrecimos una solución integral y estratégica para abordar estos desafíos:

Mapeo y Migración:
Mapeo del proceso B2B actual, migración de bases de datos, y definición de campos y flujos de automatización en HubSpot.
Alineación de Equipos:
Alineación de los equipos de marketing y ventas para trabajar de manera cohesiva con un CRM.
Automatización y Seguimiento:
Diseño e implementación del proceso B2B en HubSpot, incluyendo la automatización de secuencias con tareas y correos de seguimiento para Ventas, así como, workflows de reasignación y notificaciones para reagendar demos.
Integración de Herramientas:
Implementación de scripts de seguimiento en activos de marketing y la integración de WhatsApp para mejorar la comunicación con los leads.
Monitoreo en Tiempo Real:
Seguimiento de resultados a través de paneles de HubSpot en tiempo real con informes de Ventas por equipos y por ejecutivo.

Sofía exploró soluciones como Salesforce o un upgrade con Pipedrive, pero al conocer las ventajas que Hubspot ofrece, confió en CocoFact para usar el producto y capacitar a su personal.

Paso de leads:
Ahora es posible conocer el medio, canal, campaña y asset de conversión del lead. Esto lo puede consultar el SDR previo a la llamada de calificación en el historial del contacto en HubSpot. Además, Marketing puede realizar análisis de leads teniendo en cuenta características como registros con un negocio asociado para optimizar anuncios y campañas.

Asimismo, a la diagramación del proceso sumamos los criterios de asignación y calificación de leads, lo que pudo reemplazar a Zapier mediante un workflow en HubSpot.

Seguimiento a estancados:
Para los leads o negocios que no cuenten con actividad reciente, configuramos en la habilitación de ventas, redes de protección de notificaciones automatizadas. Así, aseguramos que no se pierda el seguimiento de algún registro, además de implementar secuencias de correos pre-elaborados para inscribir a los contactos en este flujo de comunicación automatizada y, optimizar el tiempo que se invierte en enviar y personalizar estos correos.

Re-Asignación de leads:
Reemplazamos Retool con la conexión de calendarios de Google y las ligas de llamada de HubSpot para, mediante la asignación Round Robin de HubSpot, asegurar que los leads sean asignados por disponibilidad en tiempo real de agenda y por volumen previo asignado.

Con esta acción, se busca la justa oportunidad de los ejecutivos para cerrar negocios, cumplir metas y alcanzar comisiones.

Para los leads que no llegan a la cita, creamos propiedades específicas, alertas y automatizamos los campos para evitar la tarea de avisar por chat sobre la situación.

Además, los ejecutivos tienen permisos para ver todos los registros, pueden comunicarse y/o actualizar información mediante las notas del registro y la mención del ejecutivo.

Informes HubSpot:
Ahora la información es presentada en tiempo real en una sola plataforma, incentivando la correcta actualización de datos por parte de los ejecutivos, ya que todos tienen acceso y un reporte más fiable.

Las soluciones proporcionadas por CocoFact han impactado al negocio a corto y largo plazo:

Corto Plazo:

Eficiencia Operacional: La automatización de tareas y la eliminación de herramientas redundantes permitieron optimizar los procesos internos, ahorrar en la facturación, reducir el tiempo y esfuerzo requerido para la gestión de leads y mejorar la eficiencia operativa.

Mayor Precisión en la Información: La centralización de datos y los informes en tiempo real permiten una toma de decisiones más informada y precisa, mejorando la capacidad del equipo para responder rápidamente a las oportunidades y desafíos.

Largo Plazo:

Crecimiento Sostenido: La optimización de los procesos de lead management y la mejora en la eficiencia de las ventas sentarán las bases para un crecimiento sostenido. Con una base de datos más precisa y procesos automatizados, Sofía estará mejor equipada para escalar sus operaciones y manejar un mayor volumen de leads.

Mejora en la Experiencia del Cliente: La capacidad de ofrecer una experiencia de cliente más personalizada y eficiente mejorará la satisfacción del cliente y la lealtad a largo plazo.